Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 18. Juni 2025 (Az. X R 19/21) die Anforderungen an Steuerschätzungen nach Betriebsprüfungen präzisiert. Danach dürfen Finanzbehörden bei Mängeln in der Buchführung nicht automatisch pauschale Zuschätzungen auf Grundlage der amtlichen Richtsatzsammlungen vornehmen. Stattdessen ist vorrangig zu prüfen, ob ein innerbetrieblicher Vergleich auf Basis unternehmensinterner Daten möglich ist.
Der BFH stellt klar, dass Schätzungen zwar zulässig sind, wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist. Die Wahl der Schätzungsmethode unterliegt jedoch rechtlichen Vorgaben. Bei mehreren geeigneten Methoden ist nach Auffassung des Gerichts derjenigen der Vorzug zu geben, die zu einem möglichst genauen Ergebnis führt.
Hintergrund der Entscheidung
Ausgangspunkt des Verfahrens war eine Betriebsprüfung bei einem Diskothekenbetreiber. Das Finanzamt hatte die Buchführung als formell mangelhaft bewertet. In dem Betrieb wurden mehrere offene Ladenkassen geführt, die Umsätze auf Zetteln erfasst und anschließend an die Buchhaltung weitergegeben. Aufgrund dieser Mängel nahm das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen vor.
Nach Klage des Steuerpflichtigen bestätigte das Finanzgericht Hamburg grundsätzlich die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Es nahm jedoch selbst eine Schätzung vor und stützte sich dabei auf einen äußeren Betriebsvergleich. Grundlage war ein Rohgewinnaufschlag von 300 Prozent, abgeleitet aus der amtlichen Richtsatzsammlung für Gastronomiebetriebe.
Kritik an der angewandten Schätzungsmethode
Im Revisionsverfahren beanstandete der BFH diese Vorgehensweise. Zwar erkannte das Gericht an, dass bei bargeldintensiven Betrieben wie Diskotheken Mängel in der Kassenführung Schätzungen rechtfertigen können. Das Finanzgericht habe jedoch nicht nachvollziehbar begründet, warum die Diskothek der Gewerbeklasse „Gastronomie“ zugeordnet worden sei.
Zudem habe es keine ausreichende Begründung dafür gegeben, weshalb gerade der konkret angesetzte Richtsatzwert aus der Bandbreite der verfügbaren Werte gewählt wurde. Nach Ansicht des BFH lässt sich eine Diskothek nicht ohne Weiteres einer der in der Richtsatzsammlung ausgewiesenen Gewerbeklassen zuordnen.
Zweifel an der Richtsatzsammlung
Der BFH äußerte darüber hinaus grundsätzliche Zweifel an der Aussagekraft der amtlichen Richtsatzsammlung. In der Entscheidung wird darauf hingewiesen, dass Angaben zur Auswahl der Betriebe, zur Repräsentativität der Daten und zur methodischen Vorgehensweise fehlen. Insbesondere sei nicht ersichtlich, weshalb verlustbringende Betriebe bei der Datenerhebung ausgeschlossen wurden.
Nach Auffassung des Gerichts kann dies zu systematischen Verzerrungen führen. Angesichts teils sehr weiter Spannen innerhalb einzelner Gewerbeklassen sei eine besonders sorgfältige und nachvollziehbare Begründung erforderlich, wenn ein konkreter Richtsatzwert für eine Schätzung herangezogen wird.
Vorrang des inneren Betriebsvergleichs
Der BFH betonte, dass bei Vorliegen interner Daten eine Nachkalkulation auf Grundlage dieser Informationen regelmäßig genauer ist als ein äußerer Vergleich mit Durchschnittswerten. Im konkreten Fall hätten interne Daten, etwa zum Wareneinsatz, für einen inneren Betriebsvergleich genutzt werden können.
Solche internen Daten können auch bei der Erstellung von Rechnungen mit Umsatzsteuer eine Rolle spielen, da Rechnungen und ihre Pflichtangaben Grundlage der steuerlichen Erfassung und späteren Überprüfung sind.
Das Gericht hob daher die Entscheidung des Finanzgerichts auf und verwies das Verfahren zur erneuten Prüfung zurück. Dabei soll geprüft werden, ob eine Schätzung auf Basis eines innerbetrieblichen Vergleichs möglich ist.
Bedeutung für die Praxis
Mit dem Urteil stellt der BFH klar, dass pauschale Zuschätzungen allein auf Grundlage von Richtsatzsammlungen nachrangig sind, wenn genauere Schätzungsmethoden zur Verfügung stehen. Finanzbehörden bleiben zwar berechtigt, bei mangelhafter Buchführung Schätzungen vorzunehmen. Sie müssen jedoch die jeweils geeignetste Methode wählen und diese nachvollziehbar begründen.
Das Urteil betrifft insbesondere bargeldintensive Betriebe, bei denen Betriebsprüfungen häufig zu Hinzuschätzungen führen. Zugleich verdeutlicht es die Anforderungen an die Begründung von Schätzungen und die Grenzen eines schematischen Rückgriffs auf branchenweite Durchschnittswerte.
Bei der digitale Übermittlung von Unterlagen, etwa über Systeme wie ELSTER, können Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten strukturierter bereitstellen und damit auch Formulare und Nachweise effizienter zur Verfügung stellen – was ebenfalls Einfluss auf Prüfungen und Schätzungen haben kann.