Hausverwaltungen stehen vor wachsenden organisatorischen Anforderungen. Steigende Energiekosten, komplexere Abrechnungsprozesse und ein zunehmender Fachkräftemangel prägen den Arbeitsalltag. Gleichzeitig erwarten Eigentümer und Mieter nachvollziehbare und zeitnahe Abläufe. Vor diesem Hintergrund gewinnt der Einsatz digitaler Prozesse in der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien an Bedeutung.
Ein Beispiel für die praktische Umsetzung liefert die Dr. Fuchs Immobilien & Hoff Immobilienbetreuungs GmbH. Das Unternehmen verwaltet rund 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten und arbeitet seit Januar 2025 vollständig papierlos. Nach Angaben des Geschäftsführers Thilo Rumberger ist die Digitalisierung Voraussetzung für eine effiziente Organisation der Verwaltungsprozesse.
Digitale Prozesse bei der Verbrauchsabrechnung
Besonders deutlich zeigen sich Veränderungen bei der Jahresverbrauchsabrechnung. In der Vergangenheit wurden Zählerstände auf unterschiedlichen Wegen übermittelt, etwa per Fax, E-Mail oder handschriftlich. Diese Daten mussten manuell übertragen und geprüft werden. Laut Rumberger führte dies dazu, dass bis zur Erstellung der Schlussrechnungen häufig mehrere Wochen vergingen.
Inzwischen erfolgt die Erfassung der Zählerstände digital. Die Daten werden zentral gesammelt und in einem Kundenportal des Energieversorgers hinterlegt. Dadurch stehen sie nach Unternehmensangaben in Echtzeit zur Verfügung. Medienbrüche entfallen, und der manuelle Bearbeitungsaufwand wird reduziert. Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung stehen entsprechende Vorlagen zur Verfügung, die sich in digitale Prozesse integrieren lassen.
Vereinfachter Rechnungseingang und kürzere Bearbeitungszeiten
Auch der Rechnungseingang wurde digitalisiert. Schlussrechnungen des Energieversorgers MONTANA werden elektronisch übermittelt, automatisch den jeweiligen Objekten zugeordnet und systemgestützt geprüft. Nach Angaben des Unternehmens verkürzt dies die internen Abläufe deutlich.
Rumberger erklärte, dass frühere Abrechnungsprozesse mehrere Mitarbeitende über mehrere Tage gebunden hätten. Heute beschränke sich der Aufwand auf die Prüfung und Freigabe der digital vorliegenden Unterlagen. Die Jahresabrechnungen könnten dadurch bereits zu Beginn des Jahres abgeschlossen werden. Ergänzend können Verwalter auf Nebenkostenabrechnung-Formulare zurückgreifen, um interne Abrechnungsprozesse zu strukturieren.
Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Versorger
Neben der technischen Umsetzung spielt laut Rumberger auch die Zusammenarbeit mit dem Energieversorger eine Rolle. Klare Kommunikationswege und feste Ansprechpartner erleichterten die Umsetzung von Themen wie Strom- und Gasrahmenverträgen. Voraussetzung sei, dass der Versorger die Abläufe einer Hausverwaltung kenne und berücksichtige.
Nach Einschätzung des Geschäftsführers tragen digitale Lösungen dazu bei, interne Ressourcen gezielter einzusetzen. Verwaltungsaufgaben könnten strukturierter abgewickelt werden, wodurch mehr Zeit für die Betreuung von Eigentümern und Mietern verbleibe.