Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2025 ein zweites Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt und überarbeitet das Schreiben vom 15. Oktober 2024 und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). Das Dokument enthält detaillierte Vorgaben zu Validierungs- und Prüfungspflichten, Fehlerklassen sowie weiteren praxisrelevanten Punkten.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung greift ab dem 1. Januar 2027, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2028.
Neue Validierungs- und Prüfungspflichten
Zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit von E-Rechnungen und des Vorsteuerabzugs legt das BMF-Schreiben neue Validierungs- und Prüfpflichten fest. Empfänger sind verpflichtet, eingehende Rechnungen zu prüfen, während Absender vor dem Versand eine technische Validierung durchführen sollten, um Rückweisungen zu vermeiden.
Das Schreiben unterscheidet drei Fehlerklassen:
- Formatfehler: Liegt ein Verstoß gegen die Syntax der Norm EN 16931 (UBL/CII) oder bei frei vereinbarten Formaten gegen die Vollständigkeit der Extraktion vor, handelt es sich nicht um eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
- Geschäftsregelfehler: Diese betreffen Verstöße gegen Prüf- und Plausibilitätsregeln der EN 16931, beispielsweise fehlende Pflichtfelder oder widersprüchliche Beträge. Umsatzsteuerlich relevant sind sie nur, wenn gesetzlich vorgeschriebene Angaben betroffen sind.
- Inhaltsfehler: Fehler in umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, etwa beim Steuersatz oder Leistungsdatum, führen unabhängig von einer erfolgreichen technischen Validierung zu einer unvollständigen Rechnung.
Dreistufiges Prüfverfahren empfohlen
In der Praxis empfiehlt das Schreiben ein dreistufiges Verfahren:
- Formatprüfung: Technische Syntaxprüfung per Validierungssoftware
- Geschäftsregelprüfung: Überprüfung nach EN 16931 auf kritische Findings
- Inhaltsprüfung: Kontrolle der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben
Das BMF rät, Validierungsberichte aufzubewahren. Bei Beachtung der Sorgfalt könne auf das technische Ergebnis vertraut werden, eine inhaltliche Prüfung bleibe jedoch erforderlich. Rechnungen mit umsatzsteuerlich relevanten Fehlern berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. In solchen Fällen wird empfohlen, die Rechnung zurückzuweisen und eine Berichtigung anzufordern. Diese ist ebenfalls als E-Rechnung auszustellen.
Sieben zentrale Änderungen im Überblick
Neben den Validierungsregeln enthält das Schreiben sechs weitere Änderungen und Klarstellungen, die für Unternehmen relevant sind.
1. Pflichtangaben im XML-Teil:
Alle Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG, wie Leistungsdatum, Steuersatz oder Entgelt, müssen im strukturierten XML-Teil enthalten sein. Ergänzende Informationen in Anhängen oder Links ersetzen die Pflichtfelder nicht. Hierfür können Unternehmen auf eine geeignete Rechnungsvorlage zurückgreifen.
2. Vorrang des strukturierten Teils bei Hybridrechnungen:
Bei kombinierten Formaten (z. B. PDF + XML) gilt der strukturierte Teil als maßgeblich. Abweichungen zwischen PDF und XML können zu steuerrechtlichen Risiken führen. Unternehmen sollten daher ihre Ausgabe entsprechend konfigurieren. Für die Erstellung einer rechtskonformen Rechnung kann eine spezielle Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer herangezogen werden.
3. Sonderregelungen für Kleinbetragsrechnungen:
Rechnungen bis 250 Euro, sowie Rechnungen von Kleinunternehmern oder Fahrausweisen dürfen weiterhin in Papierform oder anderen elektronischen Formaten ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist auch hier zulässig, aber nicht verpflichtend.
Regelungen zu Gutschriften, Dauerrechnungen und Aufbewahrung
4. Gutschriften und Berichtigungen:
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften. Preisnachlässe wie Skonto oder Boni erfordern keine Berichtigung der Rechnung. Änderungen der Leistung selbst müssen jedoch mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung korrigiert werden.
5. Dauerrechnungen:
Bei wiederkehrenden Leistungen reicht eine einmalige E-Rechnung. Änderungen, etwa bei Preis oder Zeitraum, sind mit einer neuen E-Rechnung abzubilden. Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum muss als Feld im XML angegeben werden.
6. Aufbewahrungspflichten:
Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil einer E-Rechnung unverändert zu speichern. Eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist nicht automatisch unzulässig. Für steuerrechtliche Nachvollziehbarkeit gelten jedoch weiterhin die GoBD-Vorgaben.
Zeitplan und Umsetzung
Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits verpflichtend. Unternehmen sollten ihre Eingangs- und Prüfprozesse an die neuen Vorgaben anpassen. Für die verpflichtende Ausstellung bleibt den meisten größeren Betrieben ein Zeitraum von rund 14 Monaten.
Das BMF-Schreiben stellt damit die Weichen für die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnung im deutschen B2B-Bereich und konkretisiert die technischen sowie organisatorischen Anforderungen an Unternehmen.