Unternehmer und Selbstständige in Deutschland müssen seit diesem Jahr E-Rechnungen empfangen können. Der Gesetzgeber plant, die Anforderungen in den kommenden Jahren auszuweiten: Vom verpflichtenden Versand bis zur automatischen Meldung an die Finanzbehörden. Ziel ist, Umsatzsteuerbetrug zu verringern.
Viele Mittelständler nutzen Konvertierungstools, um E-Rechnungen zu erstellen, und verschicken sie per Firmen-E-Mailadresse. Experten weisen jedoch auf mehrere Risiken hin.
Sicherheitsrisiken und Datenschutz
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) verweist auf ein Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Az.: 7 U 17/22). Darin wurde eine Rechnung von Dritten abgefangen und manipuliert, die Bankverbindung ersetzt. Der Kunde überwies an Betrüger. Das Gericht entschied, dass das Unternehmen unzureichende Schutzmaßnahmen getroffen hatte, und sprach dem Kunden Schadenersatz zu.
E-Rechnungen per E-Mail erfüllen laut Fachleuten nicht immer die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die GoBD-Regeln für ordnungsgemäße Buchführung. Oliver Rauschil von Quadient warnt: „Das kann Unternehmen steuerlich teuer zu stehen kommen, wenn der Vorsteuerabzug oder gleich die gesamte Buchhaltung nicht anerkannt werden.“
Rechtlicher Nachweis und Alternativen
Thomas Philipp Reiter von Billit erklärt, dass Unternehmer beim Versand per E-Mail oft keinen rechtlich tragenden Nachweis haben, dass eine Rechnung zugestellt wurde. Empfangsbestätigungen seien in automatisierten Prozessen häufig schwierig umzusetzen.
Als Alternative wird der Austausch über spezialisierte Netzwerke wie Peppol genannt. Belgien hat die Nutzung von Peppol für den Austausch digitaler Rechnungen bereits zur Vorschrift gemacht.
Regierung, gesetzliche Vorgaben und Zeitpläne
Die Bundesregierung teilte im September 2024 mit, dass der bilaterale Austausch von Rechnungen per E-Mail grundsätzlich erlaubt sei. Das Bundesfinanzministerium erwähnt E-Mail-Versand im Entwurf eines Anwendungsschreibens zur elektronischen Rechnung. Reiter kritisiert, das Ministerium habe nicht deutlich genug gemacht, dass E-Mail nur eine Übergangstechnologie ist und dass eine digitale Meldepflicht bevorstehe.
Ab 2028 sollen alle Selbstständigen, Mittelständler und Konzerne ausschließlich E-Rechnungen austauschen. Ab 2030 wird eine EU-weit verpflichtende automatische Meldung an Finanzbehörden angestrebt, damit Rechnungen mit Umsatzsteuer in Echtzeit abgeglichen werden.
Empfehlungen zur Umsetzung
- Rauschil empfiehlt, E-Rechnungsprozesse so aufzusetzen, dass sie später auch die Steuermeldung ermöglichen – etwa durch Softwarelösungen mit Zugang zu Peppol.
- Unternehmen können Vorlagen nutzen, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Auf Formulare-Gratis.de gibt es unter anderem die Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer, die sich für Kleinunternehmer eignet.
- Nur Service-Provider haben aktuell direkten Zugang zu Netzwerken wie Peppol. Anbieter wie Billit, Traffiqx und Datev sind bereits angebunden.