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Rechnungsvorlage für einen Verein


Obwohl es vor allem bei gemeinnützigen Vereinen sehr selten vorkommt, kann es dennoch sein, dass sie eine Rechnung stellen müssen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn auch Institutionen oder juristische Personen Mitglieder sein dürfen. Sie benötigen beispielsweise eine Rechnung bereits für die Bezahlung des Mitgliedsbeitrages.

Leistungen, die der Verein kostenpflichtig seinen Mitgliedern oder Dritten anbietet, benötigen ebenfalls eine rechtsgültige Rechnungslegung. Ist einmal die Rechnungsvorlage erstellt, können Vereine immer wieder darauf zurückgreifen. Wichtig ist jedoch, dass die Rechnungen chronologisch ausgestellt werden, wozu eine fortlaufende Rechnungsnummer verwendet wird. Dies ist auch für die eigene Buchhaltung wichtig, damit sie richtig verbucht werden kann.

Besonderheiten der Rechnungsvorlage als Verein

Im Vergleich zu Unternehmen gibt es bei Vereinen nur einige wenige Besonderheiten, was die Rechnungsvorlage zusätzlich beinhalten muss. Unbedingt vermerkt sein sollte die Vereinsnummer. Diese kann beispielsweise beim Briefkopf hinzugefügt werden oder als Fußzeile.

In der Regel sind Vereine, vor allem gemeinnützige, von der Umsatzsteuer befreit. Dies sollte ebenfalls auf der Rechnung von Vereinen vermerkt sein. Unterliegt ein Verein jedoch der Steuer, muss beim Betrag ebenfalls die Steuer gesondert ausgewiesen werden. Es kann durchaus vorkommen, das Vereine steuerpflichtig sind, was bei vor allem bei Vereinen mit größeren Umsätzen der Fall ist.

Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage als Verein?

Die Rechnungsvorlage für einen Verein sollte genaue Angaben zur Leistung beinhalten. Zusätzlich natürlich auch Angaben, wohin das Geld überwiesen werden muss, falls per Überweisung bezahlt wurde. Alternativ sollte der Vermerk einer Barzahlung auf dem Beleg enthalten sein.

Obwohl es selbstverständlich ist, dass eine Rechnung innerhalb einer angemessenen Frist bezahlt werden sollte, können Vereine auch den Vermerk anbringen, bis wann das Geld da sein sollte. Da macht es für sie auch einfach später zu kontrollieren, ob die Rechnungen bereits bezahlt wurden.

Stellt ein Verein eine Rechnung über den Mitgliedsbeitrag aus, dann sollte in der Rechnung auch eine mögliche Mitgliedsnummer vermerkt sein, falls es diese im Verein gibt. Bei größeren Vereinen ist es durchaus üblich, dass es Mitgliedsnummern gibt und es später bei der Abrechnung einfacher, die einzelnen Bewegungen am Konto mit den Mitgliedern zu verbinden. Diese Mitgliedsnummer sollte später auch auf dem Überweisungsformular stehen, dieser Vermerk sollte ebenfalls auf der Rechnungsvorlage sein.

Pflichtangaben der Rechnungsvorlage als Verein

Egal ob es sich um ein Unternehmen oder einen Verein handelt, gewisse Angaben auf einer Rechnung müssen immer enthalten sein. Dazu gehört in erster Linie der vollständige Name und die Adresse des Vereins und der Person oder Institution, die die Zahlung zu leisten hat. Angaben wie Telefon oder E-Mail sind für den Verein optional.

Verpflichtend sind eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Zu den Pflichtangaben gehört auch ein Lieferdatum, dass vor allem bei Dienstleitungen wie einer Mitgliedschaft gerne vergessen wird. Vereine können dieses Problem einfach lösen, indem sie das Rechnungsdatum mit dem Lieferdatum gleichsetzen. Es kann beispielsweise als „Rechnungs-/Lieferdatum“ auf der Rechnung vermerkt sein oder es gibt einen kleinen Verweis, das Rechnungsdatum identisch mit dem Lieferdatum ist.

Hat der Verein eine Steuernummer, ist diese ebenfalls anzugeben sowie Informationen zu den berechneten Steuersätzen bzw. ob die Leistung steuerfrei ist. Die verrechnete Leistung ist ebenfalls mit den handelsüblichen Mengen anzugeben.

Wann benötigt wer eine Rechnungsvorlage als Verein?

Rechnungen werden von Vereinen eher selten ausgestellt. Die Mitglieder wissen in der Regel wann und in welcher Höhe die Beiträge zu bezahlen sind. Benötigt allerdings ein Mitglied einen Beleg für die eigene Buchhaltung, weil die Mitgliedschaft vielleicht aus beruflichen Gründen erfolgt, muss der Verein eine Rechnung ausstellen.

Grundsätzlich sollte immer eine Rechnung ausgestellt werden, wenn es etwa um die Einzahlung von Mitgliedsbeiträgen geht. Viele Vereine verzichten jedoch darauf und nehmen den Kontoauszug als Beleg für ihre Buchhaltung. Immer wird eine Rechnung benötigt, wenn ein Konto- bzw. Buchungsauszug aus rechtlichen Gründen alleine nicht reicht.








Artikelnummer: RV-008 Kategorie: