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Rechnungsvorlagen


Die Rechnungserstellung wird meist als lästig angesehen. Dies wahrscheinlich deshalb, weil eine Rechnung gewisse Mindestanforderungen erfüllen muss und hierbei eine gewisse Unsicherheit herrscht. Wir zeigen daher, was eine Rechnung alles ausweisen muss und bieten Vorlagen als Download, die die Erstellung erleichtern.

Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?

Die Mindestbestandteile einer Rechnung ergeben sich aus § 14 IV UStG. Werden diese nicht erfüllt, kann der Kunde unter Umständen die Zahlung verweigern oder eine vollständige Rechnung verlangen.

Nach dem Gesetz sind der Rechnungssteller und -empfänger auszuweisen und zwar mit dem vollständigen Namen (oder dem Namen der Firma) und der Adresse. Es sind die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu nennen, die Rechnungsnummer und das Datum. Außerdem ist die Rechnung als solche zu bezeichnen.

Weiterhin müssen die Dienstleistungen genannt werden, die berechnet werden und der Monat, in dem sie erbracht wurden. Es müssen der Brutto- und Nettobetrag aufgeführt werden, der Umsatzsteuersatz und die zu zahlende Umsatzsteuer sowie etwaige Rabatte.

Welche freiwilligen Angaben finden sich regelmäßig auf Rechnungen?

Diese Angaben sind nicht verpflichtend, sie werden aber trotzdem meist gemacht und daher regelmäßig erwartet.

Zu ihnen zählt die Bankverbindung des Rechnungsstellers, seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, eine Zahlungsfrist, ein Anschreiben, die Handelsregisternummer sowie die Bezeichnung des Amtsgerichts, das bei etwaigen Rechtsstreitigkeiten zuständig ist.

Wann muss eine Rechnung geschrieben werden?

Eine Rechnung ist immer dann zu erstellen, wenn Dienstleistungen in Anspruch genommen oder Produkte verkauft wurden. Sie muss spätestens innerhalb von sechs Monaten erfolgen, da andernfalls der bestehende Anspruch auf Zahlung gegen den Kunden erlischt.

Wie wird eine Rechnung erstellt?

Eine Rechnung kann auf verschiedene Weisen geschrieben werden. Beliebt sind die Erstellungen mittels Word, Excel, einer Vorlage oder einer Rechnungssoftware.

Die Rechnung mit Word

Diese Variante bietet sich dann an, wenn bereits eine eigene Vorlage existiert, die hier hinterlegt und immer wieder verwendet werden kann. Auf diese Weise kann Zeit gespart werden, weil bestimmte Angaben wie der Ersteller, der Empfänger und die Kundennummer gleich bleiben und daher einfach übernommen werden können.

Hier können sich aber leider leicht Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Des Weiteren geschieht in dieser Variante keine Kontrolle dessen, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. So kann es schnell passieren, dass die Rechnung ungültig ist und die Zahlung nicht gefordert werden kann. Das erhöht den Arbeitsaufwand und kostet Zeit und Nerven.

Die Rechnung mit Excel

Excel erleichtert die Erstellung der Rechnung deshalb, weil einzelne Beträge zusammengerechnet werden können und so ein halb automatisierter Vorgang entsteht, der die Arbeit verringert. Daher erfreut sich diese Variante großer Beliebtheit.

Trotz der automatischen Berechnung mancher Positionen ist der Ersteller aber auch hier zu weiten Teilen auf sich selbst gestellt, wenn es um die Frage der Vollständigkeit und Richtigkeit geht.

Die Rechnung mit Vorlagen

Vorlagen und Muster sind mittlerweile vielerorts im Internet aufrufbar. Einige können individuell angepasst werden. Sie bieten die Sicherheit, dass alle verpflichtenden Angaben aufgeführt werden und eignen sich daher besonders für Anfänger.

Wir bieten zahlreiche Vorlagen zur Erstellung von Rechnungen, die kostenlos herunter geladen und verwendet werden können. Hier finden sich nicht nur Rechnungen für Dienstleistungen oder Handwerker, sondern auch Vorlagen für Studenten oder Privatpersonen , die meist ungeübt in der Erstellung von Rechnungen sind daher von der Verwendung von Vorlagen besonders profitieren können.

Die Rechnung mit einer Software

Schließlich existieren einige Buchhaltungsprogramme auf dem Markt, mit denen schnell, einfach und sicher Rechnungen geschrieben werden können. Sie werden in der Regel gegen einen monatlichen Betrag angeboten und ständig aktualisiert. Der Nutzer kann sich sicher sein, dass die Pflichtangaben enthalten sind und die geschriebene Rechnung wird direkt in der persönlichen Buchhaltung hinterlegt.

Da mittlerweile zahlreiche Anbieter ihre Software bewerben, lohnt sich der Vergleich der enthaltenen Leistungen sowie des monatlichen Entgelts.

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