top1_sub

Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie









Artikelnummer: RV-015 Kategorie:

Beschreibung


In der Gastronomie und im Catering ist eine professionelle und rechtssicher Rechnungsvorlage praktisch unverzichtbar. Zum einen ist es im Stress bei einem hohen Gästeanfall kaum möglich, jedes Mal von Hand einen korrekten Bewirtungsbeleg zu erstellen. Zum anderen kommt zum Argument der Effizienz dazu, dass eine Rechnungsvorlage in der Gastronomie strenge Anforderungen erfüllen muss, um durch die Pflichtangaben auch vom Finanzamt als Ausgabe bei den Gästen anerkennt zu werden. Hier sollte eine fertige Vorlage zur Zeitersparnis und zur Vermeidung von Fehlern genutzt werden.

Was ist eine Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie?

Eine Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie ist eine Vorlage meist in Word oder Excel, die alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung beinhaltet. Darüber hinaus werden auch die Besonderheiten in der Branche berücksichtigt, die für einen Bewirtungsbeleg gelten, der vom Firmengast als Betriebsausgabe dem Finanzamt vorgelegt werden kann. Zudem erleichtert die Vorlage die Arbeit für den Gastronomen und erspart ihm viel Zeit. Denn es reicht für einen Bewirtungsbeleg für Firmengäste nicht aus, einfach einen Kassenbon zu drucken und auszuhändigen. Vielmehr müssen weitere Angaben gemacht werden und auf dem extra gedruckten am besten maschinellen Beleg enthalten sein.

Besonderheiten der Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie

Zwar ist eine Rechnung für Gastronomie und Catering dem Grunde nach zunächst wie eine andere Rechnung, die ein Betrieb einem andern Unternehmen ausstellt, zu betrachten und so zu verfahren. Es gibt aber ein paar Besonderheiten, die absolut nicht weggelassen werden dürfen. Daher ist auch ein normaler Kassenzettel oder handgeschriebener Beleg nicht ausreichend, weil das Finanzamt diesen nicht anerkennen würde. Es sind umfangreiche Pflichtangaben nötig, damit Firmen die Ausgaben auch gegenüber der Steuer geltend machen können.

Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie?

Die Rechnungsvorlage für Catering sowie Gastronomie enthält alle Angaben, die die Rechnung für die Steuer anrechenbar machen. Ganz wichtig sind dabei auch die Angaben zur Art und dem Zweck der Bewirtung. Das Finanzamt kontrolliert natürlich, ob Firmen die Bewirtung korrekt einsetzen oder evtl. private Essen etc. unrechtmäßig geltend machen wollen. Wenn der Gast nur Privat da ist, sind diese ausführlichen Angaben aber nicht notwendig. Tatsächlich sind aber viele Gäste in der Gastronomie Firmengäste, die auch einen rechtssicheren Bewirtungsbeleg benötigen.

Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie

Auf keinen Fall dürfen auf dem Beleg die Basisangaben fehlen. Dazu zählen sowohl ihr Name als Gastrobetrieb sowie die Rechnungstelleradresse, also die Ihres Gastrobetriebes. Sofern der Bewirtungsbeleg über 250 Euro hinausgeht, muss auch die Steuernummer des Betriebs verzeichnet sein. Zudem muss eine maschinell erstellte fortlaufende Rechnungsnummer vergeben sein. Außerdem muss aus dem Beleg das Rechnungsdatum sowie der Bewirtungstag (meist identisch) stehen. Auch zu den verzehrten Speisen und Getränken müssen detaillierte Angaben gemacht werden. Sofern Sie als Gastrobetrieb nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht haben, müssen auch die Umsatzsteuerbeträge korrekt ausgewiesen werden. Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen nur die Nettobeträge auf der Rechnung stehen. Außerdem muss auch das bewirtete Unternehmen, also der Firmengast mit Namen und Adresse auf dem Beleg stehen. Diese Angaben können aber handschriftlich ergänzt werden, was natürlich auch die Praxis ist. Sehr wichtig sind auch Angaben zur Art und Zweck der Bewirtung, damit die Finanzämter prüfen können, ob die Ausgabe anerkannt werden kann im Rahmen einer Bewirtung von Firmengästen.

Wann benötigt wer eine Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie

Privat-Gäste benötigen natürlich keinen Beleg für das Finanzamt, wenn sie sich in einem Gastrobetrieb bewirten lassen. Aber ein Großteil der Gäste sind Firmen oder Freiberufler, die natürlich auch einen Bewirtungsbeleg benötigen, damit Sie die Kosten (bis zu 70 %) auch von Steuer absetzen können. Diese Firmengäste werden auch explizit nach einem Bewirtungsbeleg fragen. Es ist daher sehr zweckmäßig und für Sie als Gastronom geschäftlich unverzichtbar, immer eine rechtssicheren Bewirtungsbeleg ausstellen zu können.