Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer

Beschreibung

Die Rechnungen gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Während die Kleinunternehmer vom Umsatzsteuerausweis aufgrund der dazugehörigen Regelung befreit sind, sind die meisten (größeren) Betriebe dazu verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben und dies beim zuständigen Finanzamt zu melden. Für Ihre Firmenkunden ist diese Vorgehensweise aber in der Regel von Vorteil, weil sie die bezahlten Steuern als Vorsteuer von ihrem Finanzamt zurückerstattet bekommen können. Dafür wird aber die Rechnung benötigt. Dazu können Sie unsere Vorlage nutzen, um damit gegenüber von Ihren Kunden und den Finanzbehörden auf der sicheren Seite zu sein.

Rechnung mit Umsatzsteuer: Das müssen Sie beachten

Wenn Ihr Unternehmen im Sinne des Gesetzes umsatzsteuerpflichtig ist (beziehungsweise von Erhebung der Steuer nicht befreit ist), dann muss auch die Vorlage, die Sie verwenden, auf Angabe der Umsatzsteuer abgestimmt sein. Sind Sie hingegen zum Beispiel als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, sollten Sie eine andere Vorlage nutzen. Diese können Sie ebenfalls auf unserer Webseite finden. Beachten Sie bitte, dass einige Transaktionen generell von Umsatzsteuer befreit sind. Dazu zählt unter anderem die Vermietung vom Wohnraum oder auch Annahme von Spenden und Zuschüssen.

Welche Angaben gehören in die Rechnung

Im übrigen stellt die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer einen Regelfall dar. Solche Rechnung soll Ihrem Kunden den Bezug bestimmter Waren oder Dienstleistungen bestätigen. Damit die Rechnung auch von Finanzbehörden anerkannt wird, müssen die festgelegten Pflichtangaben auf der Rechnung auffindbar sein:

1. Der vollständige Name bzw. Unternehmensname und Anschrift sowohl vom Dienstleister, als auch vom Leistungsempfänger
2. Steuernummer oder alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Unternehmen, welches die Rechnung ausstellt. Beide Nummern müssen nicht angegeben werden, wird jedoch in betrieblicher Praxis häufig gemacht
3. Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer. Diese Angaben dienen der eindeutigen Identifizierung der Rechnung. Die Nummer darf daher nicht wiederholt werden und wird in der Regel fortlaufend vergeben
4. Wenn die Waren am Tag der Rechnungsstellung ausgeliefert oder Dienstleistungen am selben Tag erbracht werden, darf der Hinweis darauf nicht fehlen. Alternativ müssen Sie den (selben oder abweichenden) Tag genau auf der Rechnung angeben
5. Übliche Bezeichnung der gelieferten Artikel oder erbrachten Dienstleistungen sowie die Menge bei Waren oder Umfang bei sonstigen Leistungen
6. Nettobeträge für jeden Posten und die anfallende Umsatzsteuer für die gesamte Rechnung

Bei einigen spezifischen Transaktionen sind weitere Hinweise unabdingbar. Sollte die Transaktion auf ein Grundstück bezogen sein, muss der Leistungsempfänger die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Der entsprechende Hinweis auf der Rechnung ist dann ebenfalls Pflicht.

Neben den aufgeführten Pflichtangaben ist es üblich, die eigene Bankverbindung und gegebenenfalls das Zahlungsziel anzugeben (in der Regel 14 Tage ab Rechnungsdatum). Sollte die Rechnung hingegen bereits vom Kunden beglichen sein, können Sie dies ebenfalls auf der Rechnung vermerken.

Wann ist eine Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer zu verwenden?

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist und das aktuelle Geschäft von der Pflicht nicht ausgeschlossen ist, können Sie mit der dazugehörigen Vorlage nichts falsch machen. Solche Rechnung dokumentiert ordnungsgemäß die Transaktion und wird vom Finanzamt anerkannt. Sollten Sie für Ihre Firma eine branchenspezifische Vorlage finden wollen, schauen Sie sich gern andere Rechnungsvorlagen auf unserer Seite an.